【Outlook】テンプレートの作り方とワンクリックで呼び出す方法

【Outlook】テンプレートの作り方とワンクリックで呼び出す方法

お決まりの「あいさつ文」を入力するのが面倒だったので、クイック操作という機能を使ってテンプレートを作成しました。

作成したテンプレートは、ワンクリックで呼び出すことができます。

テンプレートの作り方

クイック操作で、テンプレートを作成します。

Outlook アカウントの受信トレイ

利用するアカウントの「受信トレイ」をクリック。

Outlook ホームタブ

「ホーム」タブをクリックして、クイック操作の「新規作成」をクリック。

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ 名前入力

名前に任意の「テンプレート名」を入力。

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ アクションの選択

「アクションの選択」をクリック。

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ アクションメニュー

メニューの下の方にある「メッセージの作成」をクリック

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ オプションの表示

「オプションの表示」をクリック。

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ テキスト入力

テキストにお決まりの「あいさつ文」を入力します。

よろしければ、下記ののあいさつ文をコピーしてご活用ください。

株式会社〇〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇〇の〇〇です。

******************
株式会社〇〇〇
〒000-0000
東京都千代田区0-00-0
TEL 00-0000-0000
FAX 00-0000-0000
MAIL info@example.com
******************

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ 宛先や件名入力

僕の場合は、宛先や件名が変わるので空欄にしていますが、宛先(CC、BCC)や件名が決まっているなら、入力しておいた方が効率的です。

アドレス帳から宛先を選びたい場合は、「宛先」をクリックすると一覧が表示されます。宛先を複数選択することこも可能です。メールアドレスを加える場合は、カンマで区切り「info@example.com, info@example.net」で入力します。

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ

入力が終わったら、「完了」をクリック。

テンプレートの作り方は以上です。

テンプレートの呼び出し方

クイック操作で作成したテンプレートを呼び出します。

Outlook ホームタブ

クイック操作の「テンプレート名」をクリック。

Outlook メッセージウィンドウ

入力された状態でメッセージウィンドウが表示されます。

テンプレートの呼び出しは以上です。

あとは、本文に追記して、いつも通りに送信します。

テンプレートの編集方法

クイック操作で作成したテンプレートを編集します。

Outlook ホームタブ

「テンプレート名」を右クリックして、「テンプレート名を編集」をクリック。

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ オプションの表示

「オプションの表示」をクリック。

Outlook クイック操作の編集ウィンドウ テキスト入力

あいさつ文のほか、宛先や件名などを編集して、「完了」をクリック。

テンプレートの編集方法は以上です。